第一条 为保护协会档案的安全、完整，根据《中华人民共和国档案法》和协会《章程》规定，结合协会实际需要，制定本办法。

第二条  本办法所称档案是指协会在管理过程中接收或形成的、记录和反映协会管理活动的、具有保存价值的文字、图表等各种形式的资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和储存的电子档案。

第三条 协会档案分为人事档案、协议与合同、文件资料、财务档案、其他重要资料五大类。

（一）人事档案。包括聘用协议、个人信息登记表、组织转移证明等与个人相关的重要资料。

（二）协议与合同。在管理过程中所有与其他单位正式签订的协议与合同。

（三）文件资料。主要包括：

1．外来文件资料：来自国家工委、民政部等国家相关管理部门、接收协会其他单位来文等。

2．自制文件资料：以协会名义印发的各种文件、报告。

（四）财务档案。主要包括：

1．会计凭证：包括原始凭证、记账凭证；

2．会计账簿：包括总账、明细账、日记账、资产卡片及其他财务制度明确规定的各项辅助账；

3．报表：所有财务会计报表、纳税申报表；

4．银行对账单，债权、债务对账发函存根、回函单；

5．审计、稽查报告。

（五）其他重要资料。不属于以上类别的其他重要资料，如档案登记簿等。

第四条  协会档案采用纸质与电子结合的方式。所有编号完整的纸质档案必须同时扫描保存对应的电子档案。纸质与电子档案的分类、编号应保持一致。

第五条  除财务档案独立装订、编号外，其他档案在取得或形成时应立即进行编号，编号方法按本办法第三条区分不同类别依时间顺序编制，不得缺号或重号。

第六条  年度档案应当最迟于次年3月份前进行整理、分类，逐一与电子档案核对无误后，装订成册，并在首页附档案目录。一年至少装订一次。对内容较少的，可以不同类别档案合并装订。

第七条  年度形成的财务档案由财务部保管一年后移交档案管理员，其他所有档案必须在年度结束后的3月份前移交档案管理员。档案移交应当办理移交手续（参见附件2）。

第八条  借阅、查询档案应当多借助电子档案。确需借阅实物档案的，应严格按照规定办理以下手续：

（一）填写档案借阅登记簿（参见附件3）；

（二）秘书长签字同意。

第九条  档案保管期限分为永久、定期两类。定期分为5年、10年（参见附件4）。各类档案的保管期限不得低于规定的最低保管期限。

第十条  经鉴定期满可以销毁的档案，在销毁前应当编制档案销毁清册（参见附件5），列明拟销毁档案的名称、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容，并经秘书长签字同意，指派人员监销。相关经办销毁人在档案销毁清册上签字存查。

第十一条  本办法由协会秘书处负责解释。

第十二条  本办法从印发之日起执行。